Oder möchten Sie einen Schritt weitergehen?

Einrichtung eines weitgehend papierlosen Büros

Ein papierloses Büro erkennen Sie meistens daran, dass es keine/kaum Ordner in den Schränken gibt, und dass der Besitzer dennoch sein Büro und seine Dokumente immer dabei hat (beisipielsweise in seinem Computer, Tablet oder Smartphone).

Auch kann man hier Dokumente wesentlich schneller auffinden, als dies in einer papiergebundenen Form möglich wäre. Die Suchfunktionen von heutigen Computern sind erstaunlich mächtig. Ganz besonders schnell und einfach zu bedienen ist hier die Suchfunktion der Apple-Computer (Mac). Binnen Sekunden finden Sie hier Ihre gesuchten Ordner, Dokumente und Dateien.

Vielen erscheint es zu Beginn aufwändig alle Dokumente, die man z.B. per Post bekommt oder den Inhalt von bestehenden Ordnern mühsam einzuscannen (und möglicherweise sogar den Inhalt mit einer Schrifterkennung auszulesen). Doch hat man diesen Schritt einmal vollzogen, eröffnen sich einem viele Möglichkeiten, die dann wiederum viel Zeit sparen:

• Die meisten Dokumente können Sie nun bereits vom Absender als PDF-Anhang innerhalb einer E-Mail bekommen. Diese müssen daher nicht mehr digitalisiert werden und können einfach (teilweise sogar vollautomatisch) in einer bestehenden Ordnungsstruktur abgelegt werden. Ausgedruckt werden muss meist nichts mehr - und das spart Papier und Resourcen.
• Viele Dokumente (beispielsweise von Ihrer Versicherung oder Bank) können Sie von deren Webseiten / Kundenportalen herunterladen. Der Vorteil: Die Dateigrößen sind wesentlich geringer als nach dem Scannen und die Dateien sind fast immer vollständig durchsuchbar. Suchen Sie also in Ihrem Kontoauszug nach einer bestimmten Buchungen - oder in Ihren Versicherungsbedingungen nach einer bestimmten Leistung, haben Sie die relevanten Passagen viel schneller gefunden als auf Papier
• Oft müssen Sie Unterlagen o.ä. an bestimmte Empfänger versenden. Statt per Post oder Fax können Sie die gewünschten Dokumente sofort per E-Mail oder bei größeren Mengen via "Download-Link" eines Cloud-Dienstes wie z.b. Dropbox weitergeben.

Automatisierungen

Sie können Vorgänge, die Sie wieder und wieder machen, einfach automatisieren. Dabei bietet Technik einen weiteren echten Mehrwert!

Sie laden sich von Ihrer Bank beispielsweise jeden Monat den Kontoauszug herunter. Wie wäre es, wenn nach dem Download die Datei (nach Ihren Wünschen) automatisch umbenannt wird und in den Ordner verschoben wird, in dem Sie die Datei üblicherweise ablegen?

Es gibt dutzende Handgriffe und Aufgaben am Computer, die wir regelmäßig manuell erledigen, und viele davon lassen sich automatisieren. Auf diese Weise wird Ihre Technik und Ihr Computer eine wirkliche Unterstützung! Denn wenn viele alltägliche Handgriffe einfach automatisch erledigt werden, ist das nicht nur faszinierend und magisch - Sie haben einfach mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Leben ;-) !